La caisse enregistreuse a fortement évolué ces dernières années grâce à la mise en place de fonctionnalités et applications diverses. Désormais, c’est une solution d’encaissement indispensable pour les commerçants. Elle se compose à la fois du logiciel de caisse et de son support mais également d’accessoires complémentaires à son fonctionnement (douchette, imprimante ticket, …).
Lorsque vous décidez de vous équiper d’une caisse enregistreuse, beaucoup d’informations sont présentes sur internet mais il est difficile de vraiment savoir quelle est la solution d’encaissement qui répond à ses besoins et son activité. Il est vrai qu’aujourd’hui la plupart des solutions de caisse sont modulables ce qui leur permet de s’adapter à l’évolution de votre activité. Néanmoins, il reste primordial de faire le bon choix dès le départ afin de faciliter l’accès à ces évolutions.
Comment choisir son logiciel de caisse enregistreuse ?
La certification NF 525
Tous les professionnels soumis à la TVA et disposant d’un logiciel de caisse doivent obligatoirement se munir d’un logiciel certifié NF 525 depuis le 1er Janvier 2018 selon l’article 88 de la loi anti-fraude. En cas de contrôle, vous devez être en mesure de fournir un justificatif de certification de votre logiciel de caisse. Dans le cas contraire, vous risquez des sanctions financières et pénales.
Un logiciel de caisses enregistreuses simple d’utilisation et intuitif
Le logiciel de caisse est utilisé au quotidien par les commerçants, et pour cette raison sa prise en main doit être simple même pour les collaborateurs novices en informatique. L’interface du logiciel de caisse doit être intuitive due à son utilisation répétée. Également, la facilité d’utilisation du logiciel de caisse vous permet de gagner du temps sur la formation de vos nouveaux collaborateurs et ainsi de gagner en efficacité.
Les fonctionnalités d’un logiciel de caisse
Le suivi statistiques de l’activité
Une des fonctionnalités les plus importantes est bien sûr le suivi statistique des encaissements avec la création de rapports détaillés. Le logiciel de caisse n’est désormais pas seulement un outil d’encaissement mais également un véritable outil de gestion de son activité au quotidien. Elle vous permet de connaître le nombre d’encaissements réalisés, le panier moyen, les produits et services les plus demandés, les périodes d’affluences, … Un véritable avantage pour les commerçants qui sont en mesure de déceler plus rapidement un éventuel déclin de l’activité et mettre en place les actions correctrices nécessaires.
Outre le côté de suivi financier et commercial que présente cette fonctionnalité, elle permet également une gestion administrative simplifiée grâce à la collecte des factures, des bons de livraison, …
Un logiciel de caisse enregistreuse vous permet de gagner du temps sur vos encaissements et d’optimiser votre gestion commerciale et administrative.
L’accès à un back office
L’accès à un back office vous permet d’avoir un suivi statistique de votre activité où que vous soyez et en temps réel. Que vous disposiez d’une ou de plusieurs boutiques, cette fonctionnalité présente un réel atout car vous n’êtes pas toujours au sein de votre commerce et celle-ci vous permet d’avoir une visibilité sur votre activité, vos résultats, vos objectifs, … à tout moment.
Selon les logiciels de caisse enregistreuse, l’accès back office vous permet aussi de réaliser des modifications sur vos produits et services à distance, tels que : un ajout ou un retrait de produit, un changement de prix, …
Certains logiciels de caisse sur le marché proposent même de donner un accès aux back office à votre comptable et ainsi faciliter la gestion administrative de votre commerce : récupération de factures, livraison, TVA, …
Des fonctionnalités diverses
Sur le marché, les logiciels de caisses enregistreuses disposent de nombreuses fonctionnalités qui doivent correspondre aux besoins de votre activité. Les fonctionnalités dont doit disposer votre logiciel de caisse peuvent varier, un restaurateur et un commerçant de prêt à porter n’ont pas les mêmes besoins.
Certains commerçants auront besoin de disposer d’un module permettant la gestion des cartes de fidélité, de gestion des stocks, de gestion des soldes, ….
Pour les restaurateurs, bars, … il sera peut-être nécessaire de disposer d’un module permettant la gestion des tables, des réservations ou encore du mode de livraison.
Avant de choisir votre logiciel de caisse enregistreuse, il est primordial de bien évaluer vos besoins afin de disposer de la solution la plus adaptée.
Sextant Promag vous propose en location sans durée d’engagement le logiciel Promag certifié NF525 et conçu pour s’adapter à votre activité. Son back office vous permet de gérer votre activité n’importe quand et de n’importe où.
En complément du logiciel de caisse, vous devez également choisir le support sur lequel il sera installé et les accessoires complémentaires dont vous avez besoin.
Comment choisir mon matériel de caisse enregistreuse ?
Comme pour toutes les solutions d’encaissements disponibles sur le marché, il existe des caisses enregistreuses fixes et portables.
Les caisses enregistreuses fixes
Les modèles de caisses enregistreuses fixes sont adaptés pour les commerçants qui effectuent les encaissements au comptoir, à un point fixe. Les caisses tactiles nouvelle génération sont conçues pour être peu encombrantes permettant un gain de place considérable sur votre espace d’encaissement.
Les caisses enregistreuses portables
Les caisses enregistreuses portables sont conçues pour les professionnels dont l’activité exige des déplacements. Principalement les caisses enregistreuses portables sont des tablettes tactiles ou bien de terminaux de paiement (TPE) sur lesquels il est possible d’installer un logiciel de caisse. Elles sont conçues pour être déplacées et vous permettre la prise de commande ainsi que l’encaissement des clients en mobilité.
Les pads de commandes
Les pads permettent la prise de commande à distance et certains modèles peuvent même permettre l’encaissement mais c’est optionnel. Ils sont parfaitement adaptés pour les professionnels de la restauration qui souhaitent prendre les commandes à table ou encore dans la file d’attente pour fluidifier le passage en caisse.
Les accessoires complémentaires
Le tiroir-caisse
Le tiroir-caisse est un accessoire indispensable de la caisse enregistreuse, il permet de sécuriser l’ensemble des espèces dont vous disposez et que vous encaissez. De plus, il est obligatoire d’accepter les paiements en espèces de vos clients.
L’imprimante thermique
De nombreux modèles de caisses enregistreuses nouvelle génération dispose d’une imprimante intégrée mais d’autres non. Dans ce cas, vous devez vous munir d’une imprimante ticket afin de pouvoir fournir un reçu à votre client.
En effet, il est obligatoire de fournir un ticket de caisse à vos clients pour tous achats supérieurs à 25€.
Le terminal de paiement (TPE)
Certains modèles de caisses enregistreuses nouvelle génération disposent d’un terminal de paiement (TPE) intégré permettant l’encaissement par carte bancaire. Si ce n’est pas le cas et que vous souhaitez accepter le paiement par CB, vous devez vous diriger vers votre banque ou un fournisseur monétique afin de vous équiper d’un TPE.
Notre partenaire Sextant Monétique, spécialiste en solution d’encaissement par carte bancaire depuis plus de 30 ans, propose des terminaux de paiement fiables et sécurisés en location sans durée d’engagement et à l’achat.
La douchette
La douchette est un appareil électronique relié à la caisse enregistreuse qui permet la lecture des codes-barres. Elle est parfaitement adaptée aux commerçants dont les produits doivent être scannés afin d’être encaissés.
Sextant Promag propose en location sans durée d’engagement ou à l’achat des caisses enregistreuses tactiles portables et fixes ainsi que l’ensemble des accessoires complémentaires nécessaires en fonction de vos besoins et de votre activité.
